Bỏ qua để tới nội dung chính
Đăng nhập
Apus Platform
Đăng ký demo
Tất cả giải pháp
KHỐI CÔNG & ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

Chuẩn hoá bên trong, quanh hệ chuyên ngành sẵn có.

Văn bản đi/đến, trình ký, con dấu và văn thư lưu trữ chạy cùng ngân sách, mua sắm, tài sản và nhân sự — trên hạ tầng của đơn vị.

Nhận hồ sơ năng lựcXem mô hình triển khai
Hệ chuyên ngành giữ nguyên Triển khai tại hạ tầng đơn vị Lưu vết theo từng thao tác
Dành cho: Lãnh đạo đơn vị · Văn phòng · Tài chính – kế toán · Tổ chức cán bộ · CNTT

Phạm vi dữ liệu, mô hình triển khai và trách nhiệm của mỗi bên được xác định theo từng đơn vị.

KHỐI CÔNG & ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
Hệ ghi nhận chínhHệ chuyên ngành 
Phạm viVận hành nội bộ 
Triển khaiTại hạ tầng đơn vị 

Phạm vi và điểm kết nối được xác định theo từng đơn vị.

RANH GIỚI HỆ THỐNG

Hệ chuyên ngành phục vụ người dân. Apus vận hành bộ máy bên trong.

Không thay cổng dịch vụ công hay hệ chuyên ngành chỉ để triển khai Apus. Mỗi nhóm dữ liệu, quyền ghi và điểm kết nối được xác định trước khi kết nối.

1

Hệ chuyên ngành tiếp tục sở hữu

  • Cổng dịch vụ công và hồ sơ một cửa
  • Cơ sở dữ liệu chuyên ngành của bộ, ngành
  • Hệ thống báo cáo và thống kê theo quy định
  • Trục liên thông văn bản và chứng thư số
  • Nghiệp vụ đặc thù của lĩnh vực quản lý
2

Điểm kết nối được kiểm soát

  • Danh mục dùng chung và nguồn sở hữu
  • Kết nối theo chuẩn trao đổi văn bản
  • Nhật ký gửi/nhận và xác nhận
  • Đối chiếu số liệu trước khi báo cáo
  • Phân loại dữ liệu và thời hạn lưu trữ
3

Apus quản lý vận hành bên trong đơn vị

  • Văn bản đi/đến, trình ký, con dấu và văn thư lưu trữ
  • Dự toán, ngân sách và mua sắm
  • Tài sản công: kiểm kê, điều chuyển, bảo trì
  • Nhân sự, chấm công và lịch công tác
  • Phân quyền, phê duyệt và lịch sử thao tác

Apus không thay cổng dịch vụ công, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hay hệ thống báo cáo pháp định của bộ, ngành.

BÀI TOÁN VẬN HÀNH

Bên ngoài đã trực tuyến, bên trong vẫn chạy bằng giấy.

01

Văn bản và trình ký còn trên giấy

Hồ sơ đi qua nhiều phòng, khó biết đang nằm ở đâu và chờ ai.

Kiểm soát và dữ liệu

Đưa văn bản đi/đến, phiếu trình và đóng dấu vào một luồng có thời hạn và người chịu trách nhiệm.

02

Dự toán, mua sắm và tài sản tách rời

Dự toán ở một nơi, mua sắm ở nơi khác, tài sản chỉ khớp lại lúc kiểm kê.

Kiểm soát và dữ liệu

Nối dự toán — cam kết chi — mua sắm — hình thành tài sản trên cùng một dòng số liệu.

03

Hồ sơ lưu trữ khó tra cứu

Tài liệu nằm rải theo phòng và theo năm; tìm lại phụ thuộc trí nhớ người cũ.

Kiểm soát và dữ liệu

Lưu theo hồ sơ công việc, có thời hạn bảo quản và quyền tra cứu rõ ràng.

NƠI APUS TẠO GIÁ TRỊ

Bắt đầu từ hành chính nội bộ, không từ việc thay hệ chuyên ngành.

Vận hành đơn vị

Văn bản, trình ký & con dấu

Văn bản đi/đến, phiếu trình, ký theo cấp, quản lý con dấu và sổ văn thư.

Dự toán, ngân sách & mua sắm

Lập dự toán, cam kết chi, đề nghị mua sắm và theo dõi thực hiện so với dự toán.

Tài sản công & kiểm kê

Hồ sơ tài sản, điều chuyển giữa đơn vị, bảo trì, kiểm kê định kỳ và thanh lý.

Nhân sự & lịch công tác

Hồ sơ cán bộ, chấm công, đào tạo và lịch công tác của lãnh đạo.

MỘT NGÀY VẬN HÀNH

Một ngày ở bộ máy bên trong, khi hệ chuyên ngành vẫn chạy như cũ.

Hồ sơ của người dân vẫn nằm ở cổng dịch vụ công và hệ chuyên ngành. Bốn người dưới đây lo phần còn lại: văn bản, ngân sách, tài sản và con người của chính đơn vị.

Văn thư – hành chính

Mục tiêu

Văn bản đi đúng người, đúng hạn, và tra lại được sau nhiều năm.

Phân hệ
  • Văn bản & trình ký
  • Văn thư lưu trữ
  1. Vào sổ văn bản đến trong ngày, phân loại và chuyển đúng phòng kèm hạn xử lý.
  2. Lập phiếu trình cho hồ sơ cần lãnh đạo cho ý kiến, chọn luồng ký theo cấp.
  3. Theo dõi hồ sơ đang nằm ở bước nào và ai đang giữ, thay vì gọi hỏi từng phòng.
  4. Phát hành văn bản đi sau khi ký số, gửi qua trục liên thông và lưu lại nhật ký gửi – nhận.
  5. Đưa hồ sơ đã xong vào hồ sơ công việc với thời hạn bảo quản và quyền tra cứu đã định.

Kế toán – tài chính đơn vị

Mục tiêu

Dự toán, mua sắm và tài sản nằm trên cùng một dòng số liệu.

Phân hệ
  • Dự toán & ngân sách
  • Mua sắm
  1. Mở dự toán năm theo khoản mục: phần đã cam kết chi và phần còn lại.
  2. Tiếp nhận đề nghị mua sắm của các phòng, kiểm tra còn dự toán rồi mới trình duyệt.
  3. Theo dõi hợp đồng đã ký và tiến độ thực hiện; việc đăng tải và lựa chọn nhà thầu vẫn làm trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
  4. Ghi nhận tài sản hình thành sau nghiệm thu, gắn ngay vào sổ tài sản của đơn vị.
  5. Chuẩn bị số liệu quyết toán trên chứng từ đã có sẵn trong hệ, không gom lại từ file.

Tổ chức cán bộ

Mục tiêu

Hồ sơ cán bộ, chấm công và lịch công tác ở một chỗ.

Phân hệ
  • Nhân sự
  • Lịch công tác
  1. Mở hồ sơ cán bộ: quá trình công tác, ngạch bậc, văn bằng và chứng chỉ.
  2. Ghi nhận quyết định điều động, bổ nhiệm và cập nhật vào hồ sơ kèm văn bản gốc.
  3. Chốt bảng chấm công của tháng, đối chiếu với nghỉ phép và công tác đã duyệt.
  4. Lập lịch công tác của lãnh đạo và gửi thông báo cho các phòng liên quan.
  5. Tổng hợp cơ cấu nhân sự theo phòng và đơn vị trực thuộc khi cần báo cáo.

Lãnh đạo đơn vị

Mục tiêu

Duyệt được ở bất cứ đâu, và thấy việc gì đang tắc.

Phân hệ
  • Apus Office
  • Báo cáo nội bộ
  1. Mở danh sách hồ sơ đang chờ ý kiến, xem kèm toàn bộ tài liệu đính kèm.
  2. Ký số văn bản đã đủ điều kiện, kể cả khi đang đi công tác.
  3. Xem hồ sơ quá hạn theo phòng để nhắc trước khi nó thành vụ việc.
  4. Mở báo cáo nội bộ: tình hình dự toán, mua sắm và tài sản của đơn vị.
  5. Giao việc cho phòng chuyên môn ngay từ hồ sơ và theo dõi tới lúc đóng.

Toàn bộ các bước nằm ở vận hành nội bộ. Apus không thay cổng dịch vụ công, hệ thống một cửa, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hay hệ thống báo cáo pháp định của bộ, ngành.

AGENT LÀM SẴN

Đối chiếu, nhắc hạn, trích yếu và tổng hợp — những việc lặp lại chạy suốt ngày làm việc ở trên.

NGƯỜI VẪN QUYẾT

Duyệt chi, chốt phương án, ký — phần cần cân nhắc vẫn dừng ở người.

TRIỂN KHAI TRONG ĐƠN VỊ

Một đường đi rõ cho dữ liệu và trách nhiệm.

  1. 01

    Xác định hệ thống ghi nhận chính

    Lập bản đồ hệ chuyên ngành, cổng dịch vụ công, dữ liệu dùng chung và người chịu trách nhiệm.

  2. 02

    Bắt đầu từ hành chính nội bộ

    Ưu tiên văn bản, trình ký và văn thư — chưa chạm nghiệp vụ phục vụ người dân.

  3. 03

    Cấu hình phân quyền và lưu vết

    Chốt vai trò theo chức danh, cấp phê duyệt, thời hạn xử lý và bằng chứng thao tác.

  4. 04

    Chạy thử rồi nhân rộng

    Thử ở một phòng hoặc một đơn vị trực thuộc, thu bằng chứng, sau đó mở rộng.

Mô hình triển khai và vị trí lưu dữ liệu được đánh giá theo quy định hiện hành và phân loại dữ liệu của đơn vị.

PHẠM VI PHÙ HỢP

Phù hợp với đơn vị có nhiều đầu mối và nhiều cấp phê duyệt.

Cơ quan hành chính có đơn vị trực thuộc

Chuẩn hoá văn bản, trình ký và báo cáo giữa cơ quan chủ quản và các đơn vị bên dưới.

Đơn vị sự nghiệp công lập

Trường, viện, trung tâm — cần tài chính, nhân sự, tài sản và văn thư trên cùng một nền.

Ban quản lý dự án dùng ngân sách nhà nước

Theo dõi dự toán, mua sắm, hợp đồng và tài sản hình thành từ dự án.

KIỂM SOÁT TRƯỚC KHI GO-LIVE

Mỗi triển khai bắt đầu bằng ba câu hỏi.

01

Dữ liệu này do hệ thống nào sở hữu?

Xác định nguồn chính, quyền ghi và người chịu trách nhiệm trước khi kết nối.

02

Dữ liệu lưu ở đâu và trong bao lâu?

Chốt phân loại, vị trí lưu trữ, thời hạn bảo quản và cách tiêu huỷ.

03

Khi thanh tra, kiểm toán thì bằng chứng ở đâu?

Thiết kế sẵn lịch sử phê duyệt, thay đổi, tra cứu và xuất hồ sơ.

Phần mềm hỗ trợ thực thi quy chế; không thay trách nhiệm quản lý của đơn vị.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Những câu đơn vị hỏi khi thẩm định hồ sơ.

Apus có thay cổng dịch vụ công hoặc hệ thống một cửa không?

Không. Cổng dịch vụ công và hệ chuyên ngành tiếp tục là hệ thống ghi nhận chính cho hồ sơ của người dân và doanh nghiệp. Apus tập trung vào vận hành bên trong đơn vị.

Có triển khai tại hạ tầng của đơn vị không?

Có. Ngoài Cloud riêng, Apus có mô hình tự host (đơn vị tự vận hành hoặc Apus quản lý) và bàn giao mã nguồn. Lựa chọn cuối cùng phụ thuộc quy định áp dụng, phân loại dữ liệu và năng lực vận hành của đơn vị.

Ký số và liên thông văn bản thì thế nào?

Luồng trình ký được thiết kế để làm việc với chữ ký số và chuẩn trao đổi văn bản hiện hành. Danh sách chuẩn áp dụng, nhà cung cấp chứng thư và phạm vi liên thông được xác định theo từng triển khai.

Mua sắm theo quy định đấu thầu có hỗ trợ không?

Apus theo dõi đề nghị, dự toán, cam kết chi, hợp đồng và tình hình thực hiện. Việc đăng tải và lựa chọn nhà thầu vẫn thực hiện trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Bắt đầu như thế nào?

Thường bắt đầu bằng hồ sơ năng lực và một buổi thẩm định phạm vi cùng đơn vị, sau đó chạy thử ở một phòng hoặc một đơn vị trực thuộc trước khi nhân rộng.

Bắt đầu bằng hồ sơ năng lực.

Apus gửi hồ sơ năng lực, mô hình triển khai và phạm vi dữ liệu để đơn vị thẩm định trước khi bàn đến cấu hình.

Nhận hồ sơ năng lựcXem các ngành khác